Konuşma dökümü değil karar kaydı
İyi bir tutanak toplantıyı, tarihi, yeri, başkanı ve katılımcıları belirtir; ardından gündemi, kararları ve aksiyonları ayırır. Şablon bunlara kelimesi kelimesine döküm oluşturmadan açık bir yer verir.
Toplantıda olmayan birinin önemli kararın sonucunu ve gerekçesini anlayacağı kadar bağlam yazın.
- Toplantı, tarih, yer ve başkan
- Katılımcılar ve gündem
- Kararlar ve gerekli bağlam
- Sorumlusu ve tarihi olan aksiyonlar
Her aksiyona sorumlu atayın
Bir aksiyon; ne yapılacağını, kimin sorumlu olduğunu ve ne zaman biteceğini söylemedikçe işe yaramaz. Her satıra tek aksiyon yazın ve somut bir fiille başlayın.
Görüşme karar vermediyse öneriyi kabul edilmiş sonuç gibi göstermeyin; durumu doğru kaydedin.
Hızlıca inceleyip paylaşın
İsimleri, tarihleri, rakamları ve kararları toplantı henüz tazeyken kontrol edin. Onay gerekiyorsa belgeyi taslak olarak işaretleyin ve kabul edilen sürümü kurumunuzun kayıt kanalından paylaşın.
Gizli bilgiyi gerektiği ölçüde tutun ve toplantı için geçerli erişim ile saklama kurallarına uyun.