Dokumente mit dem Handy scannen: so entsteht ein sauberes, brauchbares PDF
Eine gute Texterkennung beginnt mit einer guten Vorlage. Ein paar bewusste Entscheidungen bei der Aufnahme wiegen dabei oft schwerer als eine aggressive Nachbearbeitung – vor allem, wenn die Seite kleine Schrift, Tabellen, Stempel oder blasse Handschrift enthält.
Seite und Kamera vorbereiten
Legen Sie das Dokument auf eine ebene Unterlage, die sich farblich davon abhebt, und streichen Sie Knicke glatt, ohne die Seite zu beschädigen. Reinigen Sie das Objektiv. Aufgenommen wird mit der Hauptkamera auf der Rückseite, nicht mit der schwächeren Frontkamera, und der digitale Zoom bleibt aus. Ist das Dokument gebunden, stützen Sie die aufgeschlagenen Seiten ab, damit der Text am Bund weder gewölbt noch verschattet ist.
Fotografieren Sie in der normalen Auflösung der Kamera. Kopien aus Messenger-Apps und Bildschirmfotos verlieren häufig schon Details, bevor die Erkennung überhaupt beginnt; gehen Sie deshalb nach Möglichkeit von der Originaldatei der Kamera aus.
Breites, gleichmäßiges Licht verwenden
Helles, indirektes Tageslicht oder zwei Lichtquellen von gegenüberliegenden Seiten liefern in der Regel ein gleichmäßigeres Ergebnis als der Blitz des Smartphones. Verschieben Sie Seite oder Lampen, bis auf glänzendem Papier keine Reflexionen mehr zu sehen sind. Achten Sie dabei auch auf den harten Schatten, den das Smartphone selbst wirft, und auf helle Fenster, die sich in laminierten Dokumenten spiegeln.
Weißes Papier kann durch die automatische Belichtung grau wirken, blasser Druck ausbleichen. Tippen Sie deshalb zum Scharfstellen auf die Seite und halten Sie das Smartphone einen Moment ruhig. Wirken kleine Buchstaben beim Hineinzoomen unscharf, wiederholen Sie die Aufnahme.
Alle vier Ecken erfassen und das Smartphone parallel halten
Halten Sie die Kamera parallel zur Seite, statt schräg von der Seite zu fotografieren. Lassen Sie an allen vier Kanten einen schmalen Rand frei, damit der Zuschnitt keine Seitenzahlen, handschriftlichen Notizen oder gelochten Ränder abschneidet. Eine Perspektivkorrektur kann einen leichten Winkel ausgleichen; Details, die nie aufgenommen wurden, holt sie allerdings nicht zuverlässig zurück.
Halten Sie bei mehrseitigen Dokumenten Ausrichtung, Abstand und Beleuchtung konstant. Das verbessert die Seitengröße, den Textmaßstab und die spätere seitenübergreifende Layoutanalyse.
- Erfassen Sie jede Ecke und einen kleinen Bereich außerhalb des Papiers.
- Prüfen Sie, ob obere und untere Kante annähernd parallel verlaufen.
- Wiederholen Sie Aufnahmen mit Unschärfe, Reflexionen, tiefem Schatten oder verdeckten Ecken sofort.
- Nehmen Sie jede vollständige Seite genau einmal auf und löschen Sie versehentliche Doppelaufnahmen vor dem Export.
Jede Seite prüfen, bevor Sie weiterblättern
Zoomen Sie in die kleinste wichtige Schrift hinein, nicht nur in die Überschrift. Kontrollieren Sie Namen, Referenznummern, Dezimaltrennzeichen, Unterschriften, Stempel und Bleistiftnotizen. Eine Miniaturansicht der ganzen Seite kann Bewegungsunschärfe und abgeschnittene Zeichen verbergen.
Bewahren Sie die unbearbeitete Aufnahme auch dann auf, wenn Sie zusätzlich eine zugeschnittene oder optimierte Fassung erstellen. Eingriffe wie Schwellenwertbildung, Schärfung und Hintergrundentfernung können schwache Spuren tilgen; der bearbeitete Scan sollte deshalb bis zu seiner Quelle nachvollziehbar bleiben.
Das PDF erstellen und prüfen
Bringen Sie die Seiten in die Lesereihenfolge. Die Seitengröße bleibt einheitlich, und die Komprimierungsstufe sollte so gewählt sein, dass kleine Zeichen lesbar bleiben. Öffnen Sie das fertige PDF danach außerhalb der Scan-App, blättern Sie jede Seite durch und bestätigen Sie die Ausrichtung. Kommt eine Texterkennung hinzu, suchen Sie nach mehreren schwierigen Wörtern und vergleichen Sie den kopierten Text mit dem Bild.
Löschen Sie die Aufnahmen erst, wenn sich das exportierte PDF fehlerfrei öffnen lässt und dort gesichert ist, wo Sie es aufbewahren möchten.
Kamerazugriff sicher nutzen
Ein Browser oder eine App sollte nachfragen, bevor sie Ihre Kamera nutzt. Erteilen Sie die Berechtigung erst, wenn Sie bereit zum Scannen sind, und schließen Sie die Kamera danach wieder. Wenn Ihnen das lieber ist, fotografieren Sie mit der normalen Kamera des Smartphones und importieren Sie die Bilder anschließend.
Prüfen Sie bei sensiblen Seiten, wo die App die Bilder verarbeitet und speichert. Löschen Sie nicht benötigte Aufnahmen, sperren Sie Ihr Gerät und meiden Sie gemeinsam genutzte Fotomediatheken, wenn das Dokument private Informationen enthält.